So erledigst du deine komplette Buchhaltung in einer Stunde pro Monat – ohne Steuerberater

Auf der Liste der unbeliebtesten Tätigkeiten von Freelancern belegt Buchhaltung regelmäßig den Spitzenplatz. Belege erfassen, Zahlungen buchen, Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen: all das scheint nicht nur ziemlich kompliziert zu sein.

Diese Aufgaben halten uns von wichtigeren Dingen ab, nämlich Kunden glücklich machen, Geld verdienen oder ein Feierabend-Bierchen genießen. Wirklich?

Buchhaltung gehört zur Selbständigkeit

Buchhaltung hat zu Unrecht einen schlechten Ruf, finde ich. Wenn man selbständig ist, gehört es einfach dazu, seine Finanzen zu managen und im Blick zu behalten. Die Buchhaltung gibt Auskunft über den wirtschaftlichen Erfolg dessen, was ich tue. Und keiner kann behaupten, Rechnungen schreiben würde keinen Spaß machen! Was natürlich nicht heißt, dass ich viel Zeit dafür reservieren möchte. Muss ich nicht.

Buchhaltung muss nicht kompliziert sein

Für den durchschnittlichen Freelancer ist Buchhaltung bei weitem nicht so kompliziert, wie viele denken. Sie ist sogar ziemlich simpel. Pro Monat habe ich meist weniger als zwanzig Belege. Meine Ausgaben beschränken sich im Wesentlichen auf Kosten für Telefon und Software, Fahrtkosten und manchmal ein neue Anschaffung fürs Büro.

Meine monatlichen Rechnungen an Kunden lassen sich meist an einer Hand abzählen. Vielen von euch wird es ähnlich gehen. Um daraus die Buchhaltung zu erstellen brauchst du weder einen Abschluss in Rechnungswesen noch unbedingt einen Steuerberater.

Manuelle Arbeit durch Tools minimieren

Das Tolle ist: es gibt mittlerweile eine Reihe von sehr günstigen Online-Tools, mit denen du den manuellen Aufwand für deine Buchhaltung minimieren kannst. Ich beschreibe dir einen Prozess, wie ich meine komplette Buchhaltung in nur etwa einer Stunde pro Monat erledige. Dafür benötige ich keinen externen Dienstleister und ich habe auch nie ein Seminar besucht.

Komplette Buchhaltung in einer Stunde pro Monat

Du musst dieses Prozess nicht eins zu eins übernehmen. Variiere ihn nach deinen Vorstellungen und nutze Tools, die du magst. Das Geheimnis liegt darin, sich jeden Monat exakt an den gleichen Prozess zu halten. Nach ein paar Monaten sitzt jeder Handgriff und du erledigst alles in ein paar Minuten.

Als zentrales Tool für meine Buchhaltung nutze ich Lexoffice Buchhaltung und Berichte für 15 Euro netto pro Monat. Für mich persönlich ist Lexoffice im Vergleich zu anderen Tools am ausgereiftesten, aber das ist natürlich eine rein subjektive Meinung. Viele Vorgänge, für die ich in anderen Tools Vorwissen benötige, sind in Lexoffice ganz einfach gelöst.

Sehr hilfreich ist jedenfalls das GoBD-Testat von Lexoffice. Stark vereinfacht ausgedrückt heißt das: Wenn du umsatzsteuerrelevante Eingangsbelege in Lexoffice archivierst, darfst du die zugrunde liegende Papier- oder PDF-Rechnung getrost entsorgen. Bei den meisten anderen Buchaltungs-Tools darfst du das nicht! So sparst du Platz im Büroschrank und Aufwand für die Pflege deines Archivs.

Eingangsrechnungen ablegen

Bekomme ich (selten) eine Papierrechnung eines Lieferanten, lege diese sofort an einen festen Platz in Deinem Office ab. Rechnungen per E-Mail verschiebe ich in einen Ordner in meinem Postfach.

Grundsätzlich erstelle ich allen Lieferanten eine Ermächtigung zur Lastschrift, statt selbst zu überweisen. Gedanken über Zahlungstermine und Mahnungen muss ich mir keine machen. Wenn möglich wähle ich jährliche statt monatliche Zahlungsweise aus, auch das spart Belege.

Einmal pro Monat Buchhaltung machen

An jedem Monatsanfang reserviere ich mir einen festen Termin in meinem Kalender für die Buchhaltung. Bevor ich anfange, sorge ich dafür, dass mein Schreibtisch bis auf die benötigten Belege leer ist.

Rechnungen schreiben

Kundendaten sowie meine Leistungen mit Preisen habe ich in Lexoffice bereits angelegt. Es kostet mich nur eine Minute, eine Rechnung zu erstellen und per E-Mail zu versenden.

Rechnungen verschicke ich grundsätzlich nur monatlich, bei Kunden mit geringen Umsätzen manchmal auch quartalsweise. Viele Rechnungen mit kleinen Beträgen kosten nur Zeit.

Belege verbuchen

Die aus dem Vormonat gesammelten Papierrechnungen scanne ich mit der Google Drive App über mein Smartphone ein. (Andere Scanner-Apps tun es auch.) Per Synchronisation landen sie automatisch als PDF-Dokumente auf der Festplatte meines Computers.

Zusammen mit den per E-Mail erhaltenen Rechnungen lade ich alle Belege in Lexoffice hoch und erstelle aus jedem eine Buchung. Die automatische Texterkennung überträgt aus den PDFs schon die relevanten Daten ins System. Das klappt mal mehr und mal weniger.

Sind alle Belege drin, darf ich dank dem GoBD-Testat von Lexoffice alle Papierbelege und E-Mails mit Rechungs-PDFs entsorgen. (Achtung: Wenn die E-Mail keinen Anhang hat sondern im Text die Rechnung enthält, muss diese weiterhin archiviert bleiben.)

Zahlungen erfassen

Jetzt öffne ich das Online-Banking meines geschäftlichen Giro-Kontos und lasse mir alle Bewegungen des vergangenen Monats anzeigen. Zu jeder Zahlung trage ich das entsprechende Datum in Lexoffice ein und markiere den Beleg als bezahlt.

So sehe ich auf einen Blick, ob ich noch einen Beleg vergessen habe oder ob ich einen Kunden freundlich daran erinnern muss, seine Rechnung zu begleichen. Zahlungserinnerungen lassen sich in Lexoffice mit wenigen Klicks verschicken.

Lexoffice bietet die Möglichkeit, direkt per HBCI-Schnittstelle auf das Online-Banking zuzugreifen, Buchungen anzusehen und Überweisungen durchzuführen. Leider gibt es momentan kein kostenloses Business-Girokonto am Markt, das HBCI unterstützt. Bei unter zehn Buchungen pro Monat ist das allerdings ein Komfort, auf den ich problemlos verzichten kann.

Umsatzsteuervoranmeldung verschicken

Zum Schluss prüfe ich nochmals, ob alles komplett und korrekt ist. Mit einem Klick schicke ich meine Umsatzsteuervoranmeldung ans zuständige Finanzamt. Dafür benötige ich nicht einmal ein eigenes Elster-Konto.

Jahresabschluss und Steuererklärung

Habe ich übers Jahr meine Bücher gewissenhaft geführt ist mein Jahresabschluss im Prinzip schon fertig. Lexoffice erstellt die nötigen Berichte automatisch. Ein paar zusätzliche Ergänzungen oder Korrekturen sind schnell gemacht.

Meine Steuererklärung erstelle ich mit dem Online-Tool Smartsteuer, das mich 30 Euro pro Jahr kostet. Die betriebliche EUR kann ich dank eingebauter Schnittstelle direkt aus Lexoffice übernehmen. Den Rest des Formulars fülle ich mit Hilfe eines wirklich guten digitalen Assistenten aus, bei dem man wenig falsch machen kann. Insgesamt erledige ich diese Aufgaben innerhalb eines Tages.

Brauchst du einen Steuerberater?

Nach einer Einarbeitungszeit und mit gut konfigurierten Tools brauche ich tatsächlich weniger als eine Stunde im Monat und nochmal einen Tag im Jahr für den Abschluss. Ich komme seit Jahren ohne Steuerberater aus. Schaffst du das auch? Wenn du als Freelancer ähnlich “langweilige” finanzielle Verhältnisse hast wie ich, dann fällt mir kein Grund ein, warum du es nicht schaffen solltest.

Klar muss man zum Beispiel wissen, welche Ausgabe auf welchem Konto verbucht wird. Aber Lexoffice oder ähnliche Tools gehen einem dabei wirklich gut zur Hand. Manchmal tauchen Besonderheiten auf, wie die Abschreibung meines Computers über mehrere Jahre oder die Buchung von Rechnungen außerhalb der EU.

Jedoch hatte ich nie Vorgänge, bei denen nicht ein schnelle Google-Recherche oder ein Anruf beim Support geholfen hätte. Bist du noch unsicher, lass dir von einem Gründungsberater helfen oder belege ein Seminar. Mit diesem Basiswissen kannst du dir einen Buchhaltung aufbauen, die du selbständig pflegen kannst.

Ein Steuerberater mag die bessere und deutlich teurere Alternative sein, falls dir das Thema schlaflose Nächte bereitet oder du absoluter Finanzlegastheniker bist. Ich jedenfalls spare das Geld lieber und investiere es in einen schönen Urlaub, in dem ich eine Woche lang überhaupt nicht an Geld denken muss.

Bild: depositphotos.com/Garsya (Sergey Yarochkin)