selbstmanagement

Selbstständig heißt „selbst“ und „ständig“. Sie können diesen so häufig strapazierten Freelancer-Witz nicht mehr hören? Aber wie das nun mal mit Phrasen so ist: Ein Fünkchen Wahrheit ist eben doch immer dran. Denn auf Freelancer kommt viel zu: Akquise, der eigentliche JobBuchhaltung, Zusammenarbeit mit Partnern oder mit den eigenen Mitarbeitern. Da kann man sich leicht verzetteln. Insofern steht und fällt die Freelancer-Tätigkeit mit der Fähigkeit, sich selbst zu organisieren. Tipps für ein gerüttelt’ Maß an Selbstmanagement und Selbstorganisation.

Aushängeschilder für einen Selbstständigen sind vor allen Dingen drei Faktoren: QualitätZuverlässigkeit und Pünktlichkeit. Nur, wenn dieser Dreiklang aufgeht, ist der geschäftliche Erfolg Programm. Denn auch die genialste Arbeit nutzt dem Kunden nichts, wenn sie erst nach der Abgabefrist eintrudelt. Im Zweifel kann er damit nichts mehr anfangen. Das ist zum Beispiel in kreativen Bereichen der Fall, wo Redaktionsschlüsse und Anzeigenfristen den Takt vorgeben.

Selbstmanagement: Gibt’s dafür ne App?

Doch für einen Freelancer, der mehrere Kunden bedient, kann das schon mal zum Drahtseilakt werden. Denn der Kunde ist unberechenbar: Mal gibt es eine Flaute, dann wieder Stoßzeiten, in denen alle etwas von einem wollen. Insofern ist für Freelancer eines ganz wichtig: Die Fähigkeit, sich selbst organisieren und managen zu können. Aber was heißt das genau?

Begrifssdefinition Selbstmanagement: Der Begriff Selbstmanagement oder Selbstführung bezeichnet die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehören Teilkompetenzen wie zum Beispiel selbstständige Motivation, Zielsetzung, Planung, Organisation, Lernfähigkeit und Erfolgskontrolle durch Feedback. Quelle: Wikipedia

Soweit, so einsehbar. Doch wie kann die Theorie in die Praxis überführt werden? Die Antwort auf diese Frage ist gar nicht so komplex, wie mancher vermuten mag. Tatsächlich helfen einem Freelancer manchmal ganz simple Dinge dabei, seinen Alltag zu koordinieren und zu organisieren. Hier die Methoden, auf die es beim Selbstmanagement ankommt: 

1. Überblick wahren!

Gerade, wenn man als Selbstständiger einen großen Kundenstamm hat und an vielen kleinen Projekten parallel arbeitet, kann es durchaus herausfordernd sein, den Überblick zu behalten: Wer wollte nochmal was? Gehört das Briefing nun zu dem einen oder anderen Auftrag? Und wann lag nochmal der vermaledeite Abgabetermin? Oh, verdammt! Zu spät! So ein Chaos lässt sich durch eine ganz simple Auftragsliste vermeiden.

Egal ob auf Papier, in Excel oder einem Projektmanagementtool, das regelmäßig an Aufgaben erinnert und via Cloud auf dem Handy abrufbar ist. Wichtig ist nur, dass das Ding nach jedem Meeting und nach jedem Telefonat akribisch gepflegt wird. Denn: Ist es nicht immer auf dem neuesten Stand, nutzt es einem nichts! Im Grunde reichen drei bis vier Spalten, vielleicht fünf: AuftraggeberAuftragBeschreibungAnsprechpartnerAbgabeterminRechnungsbetrag. Fertig.

Es empfiehlt sich, die Aufträge zu priorisieren, indem man sie nach Dringlichkeit ordnet und mit Farben arbeitet. Rot für Aufträge, die angenommen sind, aber noch nicht in Arbeit sind, gelb für Aufträge, die aktuell bearbeitet werden, grün für die Aufträge, die abgeschlossen sind und in die Buchhaltung gehen können. Löschen: Auftrag bearbeitet und abgerechnet.

2. Strukturieren Sie Ihren Arbeitsalltag!

Klar: Freelancer können im Idealfall arbeiten, wann und wie es ihnen passt. Insbesondere dann, wenn man ein Geschäft betreibt, dass kaum Kundenverkehr hat. Aber Vorsicht! Hierbei kann man sich auch sehr leicht verzetteln.Wer dem Ruf der Freiheit zu oft erliegt und eine unregelmäßige Arbeitsroutine pflegt, droht einerseits aus dem Trott zu kommen und hat andererseits nie richtig frei und ist nie richtig mit seinen Aufgaben befasst. Auf lange Sicht sorgt das für Unzufriedenheit.

Besser ist eine Struktur, die zu den eigenen Lebensumständen passt. Feste Büro- und feste Freizeiten. Das hat auch für Kunden den entscheidenden Vorteil, dass sie stets wissen, wann sie den Freelancer erreichen können und zahlt auf den Faktor Zuverlässigkeit ein.

Tipp: Gut zu wissen, zu welchen Tageszeiten man kreative Arbeiten besser erledigen kann. Oft ist das in den Morgenstunden der Fall. Dann lässt sich der Büro-Kram auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Das sorgt für Effizienz.

3. Bitte nicht stören!

Gerade für Konzept- und Kreativarbeiter ist es wichtig, sich auf eine Sache zu konzentrieren. Insofern sollte man sich für diffizilere Aufgaben Phasen gönnen, in denen das Handy, das Telefon und alle Messenger „stumm“ geschaltet werden. Und auch der E-Mail-Client sollte nicht auf Standby stehen.Denn dauernde Störungen reißen immer wieder aus dem Arbeitsfluss, seien sie auch noch so kurz.

Die Folge: Er muss sich wieder in seine Aufgaben reinfinden und dann kommt schon wieder das nächste „Ping“, das ihn aus seinen Gedanken reißt. Dieses Mal in Form eines Kalendereintrags. Doch das kostet unnötig Zeit und Nerven. Also: Einfach mal abschalten und die aufgelaufenen Nachrichten nicht zwischendurch, sondern in einem Rutsch beantworten. So kann man alles in Ruhe machen und hat nicht das Gefühl, zwischen 1.000 Aufgaben hin- und herzuspringen.

4. Mach mal Pause!

Gerade in auftragsstarken Zeiten steht man als Freelancer unter erheblichen Druck. Schnell entsteht das Gefühl, rein gar nichts mehr auf die Reihe zu bekommen. Dann droht Panik. Wenn ein Selbstständiger merkt, dass selbige ihm die Kehle hochkriecht, sollte er handeln.

Und zwar: Gar nichts machen. Den Kopf frei kriegen. Manchmal können fünf Minuten Pause an der frischen Luft, ein schneller Yoga-Sonnengruß oder auch ein Telefonat mit dem besten Kumpel Wunder wirken. Aber das bitte wiederum mit Struktur. Wer sich zwei, drei Stunden Auszeit nimmt, läuft davon und hinterher ist der Druck noch größer. Daher ist hier explizit die Rede von ein paar Minuten, maximal einer halben Stunde.

5. Die Selbstmanagement-Formel: Nein sagen!

Es gibt Freelancer, die die Sache mit dem Selbstmanagement schnell raushaben und wahre Selbstorganisations-Genies sind. Sie haben ein besonderes Geheimrezept: Sie können anhand ihrer strukturierten Planung absehen, wann es gilt, „NEIN“ zu sagen.

Die Angst, einen Kunden damit zu vergraulen, ist oft unbegründet. Denn auch Kunden schätzen es, wenn man ihre Aufträge nicht dazwischen quetscht, sondern diese mit Sorgfalt bearbeitet. Genauso sollte man es ihnen auch erklären – vielleicht findet sich ja dann auch die Möglichkeit, den Termin ein wenig nach hinten zu schieben. Denn der Kunde weiß ja in der Regel, was er an dem Freelancer hat!

(Bild: karashaev)

 

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