Capex versus Opex – Budgetgestaltung bei der Beauftragung von Interims-Managern und Freelancern in IT Projekten

Capex vs. Opex bei der Beauftragung von Freelancern

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Inhaltsverzeichnis

Ein Gastbeitrag von Peter Pries

Viele größere Unternehmen budgetieren nicht nur Ihre Betriebsausgaben, sondern verzahnen die Budgetplanung auch mit ihrer Bilanz- und Steuerplanung.

Durch diese Praxis stellt sich auf Bereichs- und Abteilungsebene immer häufiger die Frage, welche Art von Leistungen bei Freelancern und Interimsmanagern sich aus Capex oder Opex Budgets beauftragen lassen.

Was sind Capex und Opex?

Capex steht für Capital Expenditures (aktivierbare Ausgaben) und Opex für Operational Expenses (Betriebsausgaben).

Welche Wirkung haben Sie auf die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)?

Capex-Ausgaben bzw. aktivierbare Ausgaben sind gleichzeitig abschreibungsfähige Ausgaben, die ins Anlagevermögen eines Unternehmens gehen und den Gewinn gleichmäßig über mehrere Jahre verteilt schmälern. Im Gegensatz dazu senken die Opex-Betriebsausgaben sofort im laufenden Geschäftsjahr in voller Höhe den Gewinn.
In schwächeren Jahren möchten Unternehmen oft Ausgaben Richtung Capex verlagern. In besseren Jahren möchten viele Unternehmen hingegen gerne eher mehr Ausgaben als Opex deklarieren.

Welche Gestaltungspielräume und Wahlrechte gibt es zu Capex vs. Opex??

Die Art und der Zweck der Dienstleistung sowie die Vertragsgestaltung bzw. Beauftragung entscheidet über die Spielräume. Bei der Wahl zwischen beiden Budgetarten ergibt sich u.a. aus den Paragraphen §248 und $255 HGB:

Handelsgesetzbuch

§ 248 Bilanzierungsverbote und -wahlrechte

(1) In die Bilanz dürfen nicht als Aktivposten aufgenommen werden:
1. Aufwendungen für die Gründung eines Unternehmens,
2. Aufwendungen für die Beschaffung des Eigenkapitals und
3. Aufwendungen für den Abschluss von Versicherungsverträgen.

(2) Selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens können als Aktivposten in die Bilanz aufgenommen werden. Nicht aufgenommen werden dürfen selbst geschaffene Marken, Drucktitel, Verlagsrechte, Kundenlisten oder vergleichbare immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens.

*https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__248.html


§ 255 Bewertungsmaßstäbe

(1) Anschaffungskosten sind die Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Nebenkosten sowie die nachträglichen Anschaffungskosten. Anschaffungspreisminderungen, die dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können, sind abzusetzen.

(2) Herstellungskosten sind die Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermögensgegenstands, seine Erweiterung oder für eine über seinen
ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen.
Dazu gehören die Materialkosten, die Fertigungskosten und die Sonderkosten der Fertigung sowie angemessene Teile der Materialgemeinkosten, der Fertigungsgemeinkosten und des Werteverzehrs des Anlagevermögens, soweit dieser durch die Fertigung veranlasst ist. Bei der Berechnung der Herstellungskosten dürfen angemessene Teile der Kosten der allgemeinen Verwaltung sowie angemessene Aufwendungen für soziale Einrichtungen des Betriebs, für freiwillige soziale Leistungen und für die betriebliche Altersversorgung einbezogen werden, soweit diese auf den Zeitraum der Herstellung entfallen. Forschungs- und Vertriebskosten dürfen nicht einbezogen werden.

(2a) Herstellungskosten eines selbst geschaffenen immateriellen Vermögensgegenstands des Anlagevermögens sind die bei dessen Entwicklung anfallenden Aufwendungen nach Absatz 2. Entwicklung ist die Anwendung von Forschungsergebnissen oder von anderem Wissen für die Neuentwicklung von Gütern oder Verfahren oder die Weiterentwicklung von Gütern oder Verfahren mittels wesentlicher Änderungen. Forschung ist die eigenständige und planmäßige Suche nach neuen wissenschaftlichen oder technischen Erkenntnissen oder Erfahrungen allgemeiner Art, über deren technische Verwertbarkeit und wirtschaftliche Erfolgsaussichten grundsätzlich keine Aussagen gemacht werden können. Können Forschung und Entwicklung nicht verlässlich voneinander unterschieden werden, ist eine Aktivierung ausgeschlossen.

(3) Zinsen für Fremdkapital gehören nicht zu den Herstellungskosten. Zinsen für Fremdkapital, das zur Finanzierung der Herstellung eines Vermögensgegenstands verwendet wird, dürfen angesetzt werden, soweit sie auf den Zeitraum der Herstellung entfallen; in diesem Falle gelten sie als Herstellungskosten des Vermögensgegenstands.

(4) Der beizulegende Zeitwert entspricht dem Marktpreis. Soweit kein aktiver Markt besteht, anhand dessen sich der Marktpreis ermitteln lässt, ist der beizulegende Zeitwert mit Hilfe allgemein anerkannter Bewertungsmethoden zu bestimmen. Lässt sich der beizulegende Zeitwert weder nach Satz 1 noch nach Satz 2 ermitteln, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gemäß § 253 Abs. 4 fortzuführen. Der zuletzt nach Satz 1 oder 2 ermittelte beizulegende Zeitwert gilt als Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Sinn des Satzes 3.

Fußnote
(+++ § 255: Zur Anwendung vgl. Art. 75 Abs. 1 HGBEG +++)

Freelancer-Kosten in der Praxis: Das richtige Label entscheidet über Opex versus Capex

Alle Anschaffungskosten – und Anschaffungsnebenkosten, die mit dem Erwerb und der Inbetriebnahme einer Software verbunden sind, um diese in Betriebsbereitschaft zu setzen, können aktiviert werden. In dem Prozess sind die Unterschiede abhängig von dem Detailgrad der Beschreibung, mit welchen konkreten Aufgaben der Freelancer / Interimsmanager vertragsgemäß betraut wird. Schon bei der Beauftragung müssen Auftraggeber sich nicht nur über die Budgetquelle Opex vs. Capex, sondern auch die konkreten Aufgaben- und deren detaillierte Beschreibung Gedanken machen, um die richtige Gestaltung sicherzustellen.

Einige Beispiele wie Unternehmen durch präzise Aufgabenbeschreibung sicherstellen, dass eine korrekte Zuordnung möglich wird:

Kriterien/LeistungsabgrenzungCapexOpex
Customizing zur Versetzung in den betriebsbereiten ZustandKonfiguration und Programmierung von PluginsAuswahl der richtigen Software
Beratung und KonzeptionFeinkonzeption und Solution DesignFachkonzept
Testing für den Go-LiveTestaufwände
SchulungskostenAnwenderschulung Go-LiveSchulung
OrganisationsberatungWorkflow-DesignAllgemeine Prozessberatung
ProjektmanagementUmsetzungsmanagement – technische ProjektleitungProjektleitung

Quelle: https://www.primus-fachseminare.de/fachnachrichten-plus/fachnachrichten-plus-maerz-2016/

Bildquelle: © Depositphotos.com/valphoto (Potapova Valeriya)

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