Messebesuch für Freelancer

Messen und Conventions bieten nicht nur für große Unternehmen die Möglichkeit, sich selbst zu präsentieren und neue Kunden zu gewinnen. Auch für Freelancer ohne kostspieligen eigenen Stand sind sie eine hervorragende Plattform um Business-Kontakte zu knüpfen und potenzielle neue Auftraggeber kennenzulernen. Damit der Besuch sich aber auch wirklich lohnt und am Ende des Tages eine positive Bilanz gezogen werden kann, sollte man die folgenden Tipps berücksichtigen.

 

1. Frühzeitige Reiseplanung

Gerade bei großen Messen und Events empfiehlt es sich, die An- und Abreise sowie (falls nötig) vor allem eine Unterkunft möglichst frühzeitig zu buchen. Hier können Zeiträume von bis zu einem Jahr im Voraus erforderlich sein, wenn man eine Übernachtungsmöglichkeit in der Nähe des Veranstaltungsortes haben möchte.

Eine kostengünstigere Alternative zu den populären Messe-Hotels sind beispielsweise kleinere Pensionen und Gästehäuser. Auch Hostels bieten inzwischen oft Einzelzimmer mit eigenem Bad zu zivilen Preisen an, so dass einem erholsamen Aufenthalt nichts im Wege steht.

Grundsätzlich kann es sich auch lohnen eine Unterkunft in einem etwas entfernteren Stadtteil zu buchen, sofern die Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr gut ist. Oft kann das Veranstaltungsgelände bereits durch eine kurze Fahrt mit der S-Bahn erreicht werden und man spart nicht nur am Übernachtungspreis, sondern auch an hohen Taxi-Kosten.

Wer sich bei seinem Kurzaufenthalt gern selbstversorgen möchte, kann beispielsweise auf Plattformen wie Airbnb oder 9flats.com ein möbliertes Zimmer oder Apartment für ein oder zwei Nächte finden. Auch hier liegen die Preise oft deutlich unter denen für ein Hotelzimmer.

Tipp:

Viele Veranstaltungen bieten bei den Eintrittspreisen Early-Bird-Tickets an, so dass der frühzeitige Kauf einer Karte teilweise eine Ersparnis von mehreren Hundert Euro mit sich bringen kann!

 

2. Das persönliche Ziel formulieren

Um den Veranstaltungsbesuch effektiv zu gestalten, sollte man sich im Vorfeld über seine persönliche Motivation und die konkreten Ziele des Besuchs im Klaren sein. Handelt es sich eher um ein Event außerhalb des eigenen Experten- oder Branchenbereichs, bei dem man sich inspirieren lassen möchte und neue Impulse für die eigene Arbeit sammelt? Oder ist es ein Get-together vieler Fach-Experten aus dem eigenen Fachbereich, bei dem man vor allem auf Kunden und andere Freelancer trifft und sich über Erfahrungen austauscht?

In den meisten Fällen handelt es sich schließlich um Zusammenkünfte aller Beteiligten einer Branche bzw. eines Fachbereichs. Hier liegt das grundlegende Ziel klar auf der Hand: Der Freelancer möchte sich vor allem potenziellen neuen Kunden vorstellen oder sich bei bereits bekannten Geschäftspartnern in Erinnerung rufen und Beziehungen pflegen. Dabei lassen sich quantitative Ziele wie die Zahl der absolut neuen Kontakte oder die Anzahl der Gespräche mit Bestandskunden leichter messen als qualitative Ziele wie fachliche Impulse für die eigene Arbeit.

Tipp:

Nehmen Sie sich ein leeres Blatt und einen Stift und formulieren Sie 2 bis 3 quantitative Ziele. Wenn Sie zum Beispiel Gespräche mit 10 Ihnen bisher unbekannten, potenziellen Kunden führen wollen, brechen Sie diese Ziele auf konkrete Maßnahmen herunter, s. auch der Abschnitt „Den zeitlichen Ablauf planen“.

 

3. Die eigenen Unterlagen updaten

Das A und O eines positiven Gesamteindrucks sind die Unterlagen, die man seinen neuen Kontakten zur Verfügung stellt. Hierzu zählt nicht nur die eigene Visitenkarte, die auch in Zeiten der Digitalisierung eine große Rolle als Gedächtnisstütze spielt. Diese sollte man unbedingt in ausreichender Stückzahl dabeihaben. Auch ein kurzer Flyer oder eine Leistungspräsentation als 1-Pager können bei dem ein oder anderen Gespräch hilfreich sein.

Auch wenn man viele Messen und Events besucht und sich dort jeweils mit den gleichen Unterlagen vorstellen möchte, sollte man vor jeder Veranstaltung noch einmal alles auf Aktualität und Richtigkeit überprüfen. Außerdem kann eine kleine, auf die jeweilige Veranstaltung angepasste, Modifikation der Präsentation einen positiven Eindruck hinterlassen: so vermittelt man das Gefühl, sich auf die Messe individuell vorbereitet zu haben und den Gesprächen dort einen besonderen Wert zukommen zu lassen.

Unter Umständen kann sich auch das Herausgeben einer Referenz-Mappe lohnen. So erhält der Gesprächspartner einen gesammelten Überblick über den bisherigen Werdegang und exemplarische Projekte, den er später noch einmal in Ruhe durchgehen kann. Hier sollte man einfach individuell abwägen, wie das jeweilige Kosten-Nutzen-Verhältnis einzuschätzen ist.

Tipp:

Im Strom der Visitenkarten, die auf großen Veranstaltungen zu Hauf verteilt werden, kann man sich durch ein zusätzliches kleines Goodie etwas hervorheben. Die Herausforderung besteht darin, einen kreativen Ansatz jenseits von Kugelschreibern und Lanyards zu wählen, der zum eigenen Fachgebiet passt.

 

4. Den zeitlichen Ablauf der Gespräche planen

Je größer ein Event ist und je mehr Teilnehmer es hat, desto schwieriger wird es, spontan miteinander ins Gespräch zu kommen und sich auszutauschen. Deshalb sollte man sich im Vorfeld unbedingt rechtzeitig einen Überblick über die anwesenden Unternehmen und Personen sowie über eventuell stattfindende Vorträge und Gesprächsrunden verschaffen. Hier hilft ein Messe-Katalog oder eine Ausstellerübersicht weiter, die man sich in der Regel vorab zusenden lassen kann oder auch einfach online auf der Website des Veranstalters findet.

Hat man sich diejenigen Ansprechpartner notiert, bei denen man sich gern vorstellen möchte, empfiehlt es sich bereits vor Beginn der Messe entsprechende Termine zu vereinbaren. So kann man sicherstellen, dass der Gesprächspartner dann auch wirklich die nötige Zeit und Aufmerksamkeit für eine kurze Vorstellung der eigenen Arbeit aufbringt.

Die Kaltansprache von Zielunternehmen auf einer großen Messe ist meist ein hartes Brot, da das Standpersonal in der Regel „durchgetaktet“ ist. Auch sollte man sich vor Augen führen, dass die wertvolle Zeit für Unternehmen auf Messen eher nicht mit Dienstleistern (und das sind Freelancer nun mal) verbracht werden soll, sondern mit potenziellen Kunden.

Um es noch mal ganz deutlich zu sagen: Eine Messe ohne vorherige Terminvereinbarungen wird bestenfalls ein netter Zeitvertreib, keinesfalls wird man damit aber seine vertrieblichen Ziele erreichen!

Tipp:

Wenn möglich sollten zwischen den einzelnen Terminen entsprechende Zeitpuffer eingeplant werden, um nicht unter Druck zu geraten. Zum einen können sich Termine immer mal wieder leicht nach hinten verzögern und zum anderen muss man auch eventuelle Wegezeiten zwischen den einzelnen Ständen einrechnen. Abgesehen davon sollte man sich nach jedem Gespräch auch selbst immer einen Moment Zeit nehmen, um die eigenen Gedanken und Eindrücke dazu zu sortieren und ggf. schriftlich festzuhalten. So verschafft man sich ein gewisses Maß an Klarheit und läuft nicht Gefahr unter einer Reizüberflutung zu leiden und am Ende des Tages etwas vergessen zu haben.

 

5. Auf der Messe

Nicht außer Acht lassen sollte man die eigene nahrungstechnische Versorgung auf dem Veranstaltungsgelände. Auch hier kann man sich bereits im Vorfeld und je nach Größe der Veranstaltung einen Überblick über Essens- und Getränke-Stände verschaffen. Dabei sollte man berücksichtigen, dass die Preise auf Messen oft recht stark von handelsüblichen Café- oder Imbiss-Preisen abweichen. Wer sparen möchte, bringt sich stattdessen einfach etwas zu Trinken und eine Kleinigkeit von zu Hause mit. Unter Umständen kann man sich auch direkt im Vorfeld mit einem Gesprächspartner zum gemeinsamen Mittagessen verabreden. Die meisten Unternehmen bieten nämlich zumindest Snacks und Getränke an ihren Ständen an.

Da so ein Tag auf der Messe sehr lang sein kann und man in der Regel die ganze Zeit auf den Beinen ist, sollte man sich im Vorfeld unbedingt für geeignetes Schuhwerk entscheiden. Wer die passenden Schuhe zu seinem Business-Outfit nach einiger Zeit als unbequem empfindet, kann sie gegen ein mitgebrachtes Ersatzpaar tauschen. Das kann beispielsweise auch dann sinnvoll sein, wenn sich an den eigentlichen Messebesuch vielleicht noch eine Messe-Party anschließt.

Zu guter Letzt sollte man auf jeden Fall sicherstellen, dass man bei all seinen mobilen Geräten (Laptop, Smartphone, Tablet, etc.) sowohl mit einem vollständig geladenen Akku in den Tag startet sowie zusätzlich auch auf eine portable Lademöglichkeit in Form einer Powerbank zurückgreifen kann.

Tipp:

Die große Messe-Party am Abend oder die Stand-Party kurz nach Ende der offiziellen Besuchszeiten sind ein erwähnenswerter Vertriebskanal. Es ist nicht unüblich, dass man auf solchen Partys über Kunden und Geschäftspartner anderen interessanten Kontakten vorgestellt wird. Freelancer sollten daher genau überlegen, solche Partys in das Messeprogramm einzubeziehen und wenn möglich mit gemeinsamen Bekannten dort aufzutauchen.

 

Bild: Depositphotos.com/tinx (Stefano Tinti)

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