Als fachverantwortliche Person eines Unternehmens stehen Sie wahrscheinlich häufig vor der Frage: Wie soll ich meine Projekte innerhalb des Zeitplans umsetzen trotz dünn besetzter Mannschaft? In manchen Fällen fehlt eine bestimmte Expertise, die zumindest kurzfristig gefragt ist, komplett. Der Einsatz von Freelancern ist für viele Unternehmen oft die Lösung aus diesem Dilemma. Doch besonders bei einem begrenzten Budget und knappen Zeitplänen kann die Suche nach einem externen Experten schwierig sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie schnell und effektiv den richtigen Freelancer für Ihr Projekt finden.
1. Wege der Suche klären und definieren
Überlegen Sie zunächst, welche Wege der Suche am besten für Ihr Unternehmen geeignet sind. Fündig werden können Sie auf Online-Plattformen wie Malt, Upwork oder Freelancer.com, Social-Media-Netzwerken wie LinkedIn oder Twitter, sowie lokalen Freelancer-Verzeichnisse oder über Empfehlungen von Freunden und Kollegen.
Weniger zeitaufwändig ist es, wenn Sie die Suche komplett auslagern und sich an einen Dienstleister wenden, der darauf spezialisiert ist, passende Experten zu finden.
Ganz gleich, ob Sie selbst über eine Plattform suchen oder über einen Dienstleister suchen lassen, in jedem Fall ist es wichtig, dass Sie sich vorher so detailliert wie möglich überlegen, wen Sie suchen, was die Aufgaben des Freelancers sein sollen sowie welche organisatorischen Eckdaten Ihr Projekt benötigt.
Falls Sie feststellen, dass Sie unsicher sind, nach welchen Voraussetzungen und Qualifikationen Sie suchen sollten oder welcher Zeitumfang für Ihr Projekt sinnvoll wäre, spricht dies in jedem Fall für die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, der Sie hierzu noch beraten kann.
2. Profil abstimmen
Grobe Kriterien eines Suchprofils sollten Sie auf jeden Fall festlegen: Welche fachlichen Qualifikationen und Erfahrungen sollte jemand mitbringen? Wichtig: Unterscheiden Sie hier zwischen solchen die Nice-To-Have sind und solchen, die wirklich unabdingbar sind, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Ein möglichst konkretes Anforderungsprofil hilft zwar bei der Suche, doch wenn es zu spezifisch wird, beispielsweise, was bestimmte Toolkenntnisse angeht, kann dies den Kreis an möglichen Kandidaten und Kandidatinnen zu sehr einengen.
Ebenfalls hilfreich ist natürlich, wenn Sie auch überlegen, welcher Typ Mensch zu Ihnen passt und welche Soft-Skills jemand mitbringen sollte. Wenn es für Sie sehr wichtig ist, dass ein Freelancer gut in Ihr Team passt, spricht dies ebenfalls eher für die Suche über einen Dienstleister, da dieser bereits im Vorgespräch gezielter herausfinden kann, welcher Typ jemand ist. Ein Online-Profil transportiert dies oft nicht genügend.
Freelancer, die für ein Projekt angefragt werden, möchten sich möglichst vorab schon ein genaues Bild von ihrer Arbeit und der erwarteten Leistung machen. Daher hilft es auch hier, wenn Sie die Aufgaben des Externen so gut wie möglich nennen können und auch abgrenzen können, was nicht gewünscht ist.
3. Budget intern abstimmen (bei Bedarf erste Kostenschätzung einholen)
Wie viel Budget steht für den Einsatz eines Freelancers zur Verfügung? Diese Frage sollten Sie sich möglichst früh im Prozess stellen und beantworten. Sofern Ihr Projekt nicht komplett remote abgewickelt werden kann, müssen Sie ebenfalls noch Reisekosten mit einplanen.
Falls Sie unsicher sind, wie viel Budget Sie für den Freelancer einplanen müssen, ist dies ein weiterer Grund, mit einem Dienstleister zunächst ins Gespräch zu gehen. Bei bizforward bieten wir beispielsweise die Möglichkeit eines unverbindlichen Informationsgesprächs. Wenn Sie sichergehen möchten, eine möglichst realistische Range genannt zu bekommen, prüfen Sie zunächst, inwieweit ein Dienstleister Erfahrung in der Vermittlung von Freelancern eines bestimmten Spezialgebiets hat. Ein Anbieter, der eine sehr große Bandbreite an Fachgebieten abdeckt, hat möglicherweise zu wenig Überblick über einzelne, spezifische Arbeitsgebiete und ihre marktüblichen Honorare.
Welches Budget tatsächlich zur Verfügung steht, ist entscheidend für die Art der Suche. In der Regel sind die Kosten für Freelancer, die über Vermittler gebucht werden höher, als wenn Sie einen Freelancer über eine Plattform buchen. Wenn jedoch die Qualität der Suchergebnisse bzw. Kandidaten entscheidend ist und Zeit und Schnelligkeit wichtige Faktoren sind, sind Sie mit einem Vermittler besser beraten.
4. Suche priorisieren
Sobald Sie das Profil des Freelancers definiert und das Budget abgestimmt haben, können Sie mit der Suche beginnen. Dabei sollten Sie sicherstellen, dass Sie genügend Kapazitäten haben, um die Suche zeitnah durchzuführen – und zwar als kompletten Prozess.
Nicht ratsam wäre es beispielsweise, interessant erscheinende Freelancer anzuschreiben und sich dann zu viel Zeit zu lassen, auf Antworten zu reagieren. Auch sollten Kennenlerntermine möglichst kurzfristig möglich sein. Denn die Gefahr, dass Sie mit der Suche wieder von vorne beginnen müssten, weil der Prozess zu lange dauert, ist auf jeden Fall gegeben. Viele Freelancer erhalten regelmäßig mehrere Anfragen pro Woche und bleiben daher oft nicht lange verfügbar.
Selbst wenn Sie suchen lassen, müssen Sie ein wenig Zeit einplanen, um Profile zu sichten und Kennenlerntermine mit präferierten Freelancern durchzuführen.
Freelancer sind es gewohnt, sich schnell in neue Bereiche einzuarbeiten. Dennoch brauchen auch sie ein erstes Onboarding. Stellen Sie daher sicher, dass die Kapazität dafür in Ihrem Team zum gewünschten Projektstart vorhanden ist.
Eine gezielte Suche mit wenigen Anfragen kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und sich nicht zu verzetteln.
5. Je nach Marktsituation: nicht zu viele Profile anfordern, um sich nicht zu verzetteln
Die Marktlage ist je nach Fachbereich sehr unterschiedlich. Grundsätzlich gilt: Je spezieller die Anforderungen, desto schwieriger wird die Suche und desto geringer die Auswahl.
Doch in manchen Bereichen des digitales Marketings haben Unternehmen oft die Qual der Wahl, was potenzielle Kandidaten und Kandidatinnen angeht, sofern keine Spezialkenntnisse was Branchen oder Tools angeht, verlangt werden. Dies trifft häufig bei der Suche nach Textern zu, aber auch für die Suche im Bereich E-Mail-Marketing oder generell Performance Marketing. Auch Entwickler sehr verbreiteter Technologien lassen sich nicht allzu schwer finden.
Vergleichen ist immer gut und hilfreich, auch was die Angebote unterschiedlicher Dienstleister angeht. Doch achten Sie darauf, dass Sie sich nicht verzetteln und somit Ihre Entscheidungsfindung erschweren und den Prozess unnötig in die Länge ziehen. Das kann, wie oben erwähnt, nach hinten losgehen, wenn Freelancer andere Optionen haben (und die haben sie häufig). Zudem gilt: Zu viele Optionen blockieren, wie das Marmeladenparadoxon zeigt. (Oder wer kennt das nicht z.B. bei einem üppigen Angebot in der Tapas Bar?).
Fazit
Einen passenden Freelancer können Sie schnell für Ihr Projekt finden, wenn Sie sich zunächst Zeit für einige gründliche Vorüberlegungen nehmen. Mit diesen können Sie das Ganze strukturiert und effizient angehen. Wichtig ist dabei vor allem, den Prozess zu Ende zu denken und komplett durchzugehen, um nicht einzelne Schritte ins Leere zu arbeiten.
Lesen Sie dazu auch: 5 gute Gründe, warum sich der Einsatz von „teuren“ Freelancern bezahlt macht
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