Checkliste: In 10 Schritten zum Freelancer | bizforward GmbH

 

Ganz egal, ob du erstmal nebenberuflich etwas dazuverdienen möchtest oder ob du direkt als Vollzeit-Freelancer durchstartest: Bevor du deinen ersten Auftrag bearbeitest, solltest du ein paar rechtliche und unternehmerische Aspekte berücksichtigen, damit dein Business zum Erfolg wird. Wir haben deshalb die 10 wichtigsten Punkte zusammengestellt, die es vor deinem Start in die Selbstständigkeit zu beachten gilt.

 

1. Freiberufler oder Gewerbeanmeldung?

 Die wichtigste Frage zuerst: Kannst du deine selbstständige Tätigkeit unter dem rechtlichen Status eines Freiberuflers ausüben oder ist die Anmeldung eines Gewerbes erforderlich? Zu den sogenannten freien Berufen zählen neben Ärzten, Rechtsanwälten und Ingenieuren insbesondere die kreativen Bereiche wie Künstler (dazu zählen u.U. auch Designer), Schriftsteller oder Journalisten, aber auch der beratende Betriebswirt. Ob du mit deiner Tätigkeit als Freiberufler im Sinne des Einkommensteuergesetzes eingestuft wirst, entscheidet schlussendlich dein zuständiges Finanzamt. Wovon genau diese Entscheidung abhängt und was es dazu sonst noch zu beachten gibt, kannst du auch in unserem Beitrag zum Thema Freiberuflichkeit oder Gewerbeanmeldung  nochmal genauer nachlesen. Für alle Tätigkeiten, die nicht zu den freien Berufen zählen, ist eine Gewerbeanmeldung erforderlich.

Hinweis:

Wenn deine geschätzten Einnahmen im ersten Geschäftsjahr die Grenze von 17.500 Euro nicht übersteigen, kannst du für dein Business die Kleinunternehmerregelung geltend machen. Diese vereinfacht die buchhalterischen Pflichten, bringt aber unter Umständen auch einige Nachteile mit sich. Mehr dazu findest du im §19 des Umsatzsteuergesetzes.

 

2. Unternehmensbezeichnung

 Wenn du die rechtliche Grundlage zur Gründung deines eigenen Business geklärt hast, kannst du dir überlegen, unter welchem Namen dein Geschäft laufen soll. Abhängig von der gewählten Unternehmensform gilt es hier allerdings ein paar Einschränkungen zu beachten:

Solange dein Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist, haben deine Geschäftspartner grundsätzlich keine direkte Möglichkeit sich über die Inhaberschaft und haftende Personen zu informieren. Aus diesem Grund ist es für Freiberufler und (Klein-)Gewerbetreibende bis zu einem bestimmten Umfang ihrer gewerblichen Tätigkeit (sogenannte Nicht-Kaufleute) zwingend erforderlich, ihren vollständigen Vor- und Nachnamen als Unternehmensnamen zu nutzen. Zusätzlich darf allerdings eine Geschäftsbezeichnung geführt werden, die einen beschreibenden Charakter hat und damit werblichen Zwecken dient. Beispiel: Sabine Schreiber, Freie Texterin.

Auch ein Phantasiename oder eine Buchstabenkombination ist als ergänzende Geschäftsbezeichnung zulässig – allerdings nur in Verbindung mit deinem vollständigen Namen! Beispiel: Convista Sabine Schreiber.

Informiere dich vor der Wahl einer solchen Bezeichnung unbedingt darüber, ob sie bereits so oder in ähnlicher Form von einem anderen Unternehmen genutzt wird, um Streitigkeiten zu vermeiden. Hilfe hierzu findest du beispielsweise bei deiner örtlichen Industrie- und Handelskammer (IHK).

Hinweis:

Insbesondere Freiberufler sollten bei der Angabe einer Geschäftsbezeichnung darauf achten, dass diese nicht irreführend ist und fälschlicherweise auf einen gewerblichen Betrieb hindeutet. Andernfalls könnte das Finanzamt den freiberuflichen Charakter der Tätigkeit in Frage stellen und sie stattdessen als Gewerbe einstufen!

 

3. Steuernummer

 Um die ersten Erträge deiner Freelancer-Arbeit auch auf dem Konto verbuchen zu können, musst du natürlich Rechnungen an deine Auftraggeber stellen. Diese müssen neben einigen weiteren Angaben wie Name, Anschrift und Datum insbesondere deine unternehmerische Steuernummer enthalten. Als Freiberufler beantragst du die Ausstellung der Steuernummer direkt beim Finanzamt, sobald du deine selbstständige Tätigkeit dort gemeldet hast. Wenn du als Gewerbetreibender eingestuft wurdest, führt dich dein Weg hingegen erstmal zur Gewerbemeldestelle in deinem Bezirksamt. Dort meldest du dein (Klein-)Gewerbe an. Das Gewerbeamt informiert anschließend das Finanzamt darüber, dass du eine selbstständige Beschäftigung aufgenommen hast und das Finanzamt kontaktiert dich dann wiederum bezüglich der Steuernummer.

Hinweis:

Solange du nur mit Unternehmen aus Deutschland zusammenarbeitest, genügt in der Regel die oben beschriebene Steuernummer für den geschäftlichen Betrieb. Erst wenn du Kunden aus anderen EU-Ländern hast, kommt für dich zusätzlich die sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ins Spiel: sie dient grundlegend dazu, die Rechnungsstellung zwischen zwei Unternehmen aus unterschiedlichen EU-Staaten zu vereinfachen.

 

4. Krankenversicherung

Bei einer nebenberuflichen Selbstständigkeit kannst du in der Regel zunächst über dein Haupt-Arbeitsverhältnis als Angestellter versichert bleiben – kontaktiere zur Sicherheit aber in jedem Fall deine zuständige Krankenversicherung!

Wenn du dich allerdings hauptberuflich selbstständig machst (egal ob als Freiberufler oder Gewerbetreibender), musst du dich aufgrund der in Deutschland geltenden Versicherungspflicht schnellstmöglich um deinen Krankenversicherungsschutz kümmern:

Hier besteht die Möglichkeit sich entweder als freiwilliges Mitglied bei einer gesetzlichen Versicherung anzumelden oder eine private Krankenversicherung abzuschließen. Welche Variante in deinem individuellen Fall die bessere Lösung ist, klärst du am einfachsten anhand von konkreten Angeboten, die dir die Versicherungen auf Anfrage ausstellen werden. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile und du kannst selbst entscheiden, welche Aspekte für dich persönlich wichtiger sind.

Hinweis:

Für freiberufliche Künstler (dazu zählen wie bereits erwähnt u.U. auch Designer) und Publizisten besteht unter Umständen die Möglichkeit, Mitglied in der Künstlersozialkasse (KSK) zu werden. Die KSK ist selbst kein Leistungsträger, sondern sie koordiniert den Versicherungsschutz zwischen dem Freiberufler und einer selbst gewählten Krankenversicherung. Als Mitglied der KSK zahlst du vereinfacht gesagt nur die Hälfte deiner Sozialabgaben für Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung, da die andere Hälfte (wie bei einem Arbeitgeberanteil im Angestelltenverhältnis) von der KSK getragen wird. Weitere Informationen hierzu findest du unter http://www.kuenstlersozialkasse.de/

 

5. Unternehmerischer Auftritt

Nachdem du nun die ersten rechtlich-relevanten Schritte erledigt hast, kannst du anfangen dich um die Vermarktung deines Business zu kümmern. Für einen überzeugenden unternehmerischen Auftritt solltest du dir zu allererst eine professionelle Mailadresse einrichten, damit deine berufliche und private Kommunikation getrennt voneinander läuft. Das hat nicht nur praktische Gründe in Sachen Arbeitsorganisation, sondern ist auch insbesondere im Hinblick auf eine etwaige Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung Bund sehr wichtig:

Wenn kein unternehmerisches Auftreten erkennbar ist, kann dies im Rahmen eines Statusfeststellungsverfahrens als einer von vielen weiteren Indikatoren für eine Scheinselbstständigkeit gewertet werden. Mehr Informationen zum komplexen Thema Scheinselbstständigkeit erhältst du von versierten Fachanwälten für Arbeitsrecht oder bei deiner örtlichen IHK.

Um deiner Mailadresse den optimalen Business-Anstrich zu geben, kannst du für dein Unternehmen eine eigene Domain registrieren lassen, unter der du dann ein Mail-Postfach einrichtest. Das kostet je nach Anbieter nur wenige Euro pro Jahr und präsentiert dich insbesondere in Kombination mit einer eigenen Website als einen ernstzunehmenden und professionellen Geschäftspartner.

Denn egal in welcher Branche genau du dich selbstständig machst: das Internet ist heute die erste Anlaufstelle für Kunden, die auf der Suche nach einer freiberuflichen Dienstleistung sind. Du solltest daher auf keinen Fall darauf verzichten, dein Angebot über eine eigene Webseite vorzustellen und so die Möglichkeit zu haben, deine Expertise sowie bisherige Aufträge und Arbeiten zu präsentieren. Wie du das ganz einfach auch ohne Programmierkenntnisse umsetzen kannst, zeigen wir dir in unserer Checkliste für die eigene Website.

 

6. Betriebs- und Geschäftsausstattung

 Als professioneller Anbieter eines Produkts oder einer Dienstleistung solltest du auf eine angemessene Betriebs- und Geschäftsausstattung achten. Ob du dir für dein berufliches Wirken einen zweiten Laptop anschaffen möchtest oder nicht ist dabei noch die kleinste Frage. Wichtiger ist hier zum Beispiel, ob du für Kundengespräche deine private Telefonnummer nutzen willst oder ob du dir einen eigenen (mobilen) Anschluss dafür besorgst. Natürlich ist es nicht besonders verlockend mit mehreren Telefonen in der Tasche unterwegs zu sein, andererseits hast du so die Möglichkeit abends oder am Wochenende auch mal wirklich abzuschalten. Je nach dem wie deine Kunden aufgestellt sind solltest du auch einen Drucker zur Verfügung haben, um Angebote und Rechnungen schnell und unkompliziert in Papierform zu erzeugen.

Abgesehen von diesen grundlegenden Anschaffungen lohnt sich in jedem Fall die Investition in ein professionell gestaltetes Logo und Corporate Design. Briefpapier, Visitenkarte und Webauftritt sollten dabei aufeinander abgestimmt sein. Wenn du nicht gerade selbst Grafikdesigner bist, bieten dir Plattformen wie designenlassen.de die Möglichkeit, deine Anforderungen als Projekt mit entsprechender Budgetierung auszuschreiben und dir so unterschiedliche Entwürfe und Umsetzungen erstellen zu lassen.

 

7. AGB und Angebotsformat

Sobald du Angebote für deine Kunden erstellen möchtest, solltest du deine Allgemeinen Geschäftsbestimmungen (AGB) festgelegt haben. Grundsätzlich besteht im B2B Bereich zwar keine Pflicht dazu, individuelle AGB zu formulieren – wenn du keine Angaben dazu machst, gelten die gesetzlichen Vorschriften. Die Praxis zeigt allerdings, dass es für dich als Selbstständigen unter Umständen von großem Nachteil sein kann auf diese Möglichkeit zu verzichten. In deinen AGB kannst du nämlich zum Beispiel ganz konkret darauf eingehen, wann welche erbrachte Leistung zu vergüten ist, welche Zahlungsziele gelten, wie bei Unzufriedenheit mit deinen Arbeitsergebnissen umzugehen ist, etc.

Natürlich kannst du dich bei der Erstellung deiner AGB an Beispielen anderer Unternehmen orientieren, allerdings darfst du diese nicht einfach für dein eigenes Business kopieren, da sie dem rechtlichen Schutz des Verfassers unterliegen! Eine anwaltliche Beratung ist hierbei also sicher auch kein schlecht investiertes Geld.

Um dich vor der Bearbeitung eines neuen Auftrags rechtlich abzusichern, solltest du außerdem immer ein konkretes, im Detail ausgeführtes Angebot in schriftlicher Form ausarbeiten und deinem Auftraggeber vorlegen. Darin kannst du alle Bestandteile deiner Arbeit genau auflisten, eine entsprechende Vergütung als Stunden- oder Tagessatz festlegen und einen konkreten zeitlichen Rahmen für die Ausübung deiner Tätigkeit bestimmen. Wenn du außerdem eine Angebotsnummer (vergleichbar mit einer Rechnungsnummer) vergibst, kann dein Kunde dich mit Bezug auf diese Nummer schriftlich beauftragen und du entgehst damit vielen Risiken, die bei einer mündlichen oder ungenau formulierten Beauftragung entstehen können. Und natürlich ganz wichtig: ein Hinweis auf die Anwendung deiner AGB darf natürlich nicht fehlen, damit diese auch wirksam werden! Das Aufsetzen eines solchen Angebotsformats kostet dich nicht viel Zeit und eine einmal erstellte Vorlage erleichtert dir später die Erstellung jedes neuen Angebots ungemein.

 

8. Steuerberater

Zu Beginn deiner Selbstständigkeit erscheint dir die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater vielleicht zunächst als übertrieben oder überflüssig. Du solltest jedoch nicht unterschätzen, wie schnell sich die buchhalterischen Aufwände steigern können, wenn dein Business einmal Fahrt aufgenommen hat. Und gerade wenn du voll in der Bearbeitung von neuen Aufträgen steckst, wirst du vielleicht nicht die Zeit oder Lust haben, dich auf die Suche nach geeigneter Unterstützung zu begeben. Aus diesem Grund solltest du dich rechtzeitig um die Beauftragung eines Steuerberaters kümmern. Solange dein Unternehmen noch in überschaubaren Bahnen läuft, ist schließlich auch der steuerrechtliche Aufwand geringer und somit auch die entsprechende Vergütung des Steuerberaters. Dafür kannst du dich selbst voll auf die Weiterentwicklung und den Ausbau deiner Selbstständigkeit konzentrieren, ohne deine Zeit in die monatliche Buchhaltung investieren zu müssen.

Bei der Wahl eines passenden Steuerberaters lohnt sich neben dem persönlichen Bauchgefühl natürlich auch ein Blick auf die jeweiligen Beratungsschwerpunkte. Einige Steuerberater haben sich beispielsweise auf das Thema Existenzgründung oder Freiberuflichkeit spezialisiert und können dir deshalb in diesen Bereichen besser weiterhelfen als ihre Kollegen.

Solltest du trotz allem erst einmal ohne einen Steuerberater arbeiten wollen, haben wir ein paar gute Tipps für deine Buchhaltung in nur einer Stunde pro Monat.

 

9. Berufshaftpflichtversicherung

Je nach dem in welchem Bereich du dich selbstständig machen möchtest, trägst du während deiner Arbeit ein mehr oder weniger großes Maß an Verantwortung. Die umfassenden Auswirkungen deines Handelns sind auf den ersten Blick manchmal gar nicht direkt ersichtlich, aber selbst als Marketing-Experte kannst du beispielweise durch ein falsch platziertes Online-Werbebudget einen enormen und unter Umständen langfristigen Schaden für deinen Kunden anrichten. Als Freiberufler und Kleingewerbetreibender haftest du dabei persönlich und ohne Einschränkungen, das heißt eine entsprechende Klage auf Schadenersatz könnte dich bis in die private Insolvenz treiben. Um dieses Risiko abzusichern, kannst du eine branchenspezifische Berufshaftpflichtversicherung (ab ca. 30 Euro pro Monat) abschließen, die die Gefahren deiner individuellen Tätigkeit berücksichtigt und im Schadensfall einspringt. Weitere Informationen hierzu haben wir auch nochmal detailliert im Beitrag zur Berufshaftpflichtversicherung für Freelancer zusammengestellt.

 

10. Professionelles Profil in Business-Netzwerken

Der Grundstein für dein Business ist gelegt und es fehlen jetzt nur noch viele zahlungskräftige Kunden? Dann empfehlen wir dir, deine Profile auf den sozialen Business-Seiten wie XING und LinkedIn mit so vielen (sinnvollen) Angaben wir möglich zu ergänzen, um potenziellen Kunden einen umfassenden Einblick in deine Expertise zu geben. Durch ihre Suchfilter bieten diese Netzwerke eine ideale Grundlage für alle, die auf der Suche nach freiberuflicher Unterstützung sind. Achte dabei unbedingt darauf, dass dein beruflicher Status Freiberufler ist (auch wenn du aus rechtlicher Sicht vielleicht als Gewerbetreibender eingestuft wurdest oder dich selbst als Unternehmer siehst), denn unter diesem Suchbegriff wird dein Angebot sehr viel besser gefunden als unter der Kategorie Unternehmer! Deine potenziellen Kunden und auch Vermittler geben bei ihren Suchen eben meist Freiberufler als Zielstatus an. Nutze außerdem die vielen Begriffe hinsichtlich Tool-Knowledge und Methodenwissen, um über deine Ich biete-Einträge gelistet zu werden. Insbesondere kannst du deine persönlichen Schwerpunkte in den drei Feldern für Top-Fähigkeiten angeben. Aber Achtung: Zu viele unterschiedliche Kompetenzen wirken schnell oberflächlich und unfokussiert, dein fachlicher Schwerpunkt sollte klar erkennbar bleiben. Und vergiss natürlich nicht deine eigene Website als Ergänzung in deinen Business-Profilen zu verlinken!

 

Unsere Checkliste für einen erfolgreichen Start als Freelancer kannst du dir hier kostenlos als PDF zum Ausdrucken downloaden!

 

© Depositphotos.com/DepositNovic (Arman Zhenikeyev)

Christiane Peetz
Christiane Peetz
Hallo, ich bin Christiane und kümmere mich um das (Content-)Marketing bei bizforward. Auf der Suche nach aktuellen Themen rund um das Arbeiten als Freelancer sammele ich Informationen aus der digitalen Welt und stelle sie hier als Blogbeiträge für euch zusammen.

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