Das Wichtigste im Freelancer-Vertrag | bizforward GmbH

 

Als Freelancer arbeitest du in unterschiedlichen Projekten für verschiedene Kunden.

Ein im Vorfeld geschlossener, schriftlicher Vertrag bildet eine wichtige Grundlage für die reibungslose Zusammenarbeit, damit es am Ende nicht zu unschönen Auseinandersetzungen mit dem Kunden kommt.

In diesem Beitrag möchten wir auf die wichtigsten Punkte eingehen, die dein Freelancer-Vertrag in jedem Fall enthalten sollte – und auch darauf, was darin definitiv nicht festgelegt werden darf.

Bitte beachte:

Dieser Beitrag basiert auf unserem Fachwissen und unserer Erfahrung als Vermittler von Freelancern. Wir haben uns selbstverständlich umfangreich und intensiv mit den gesetzlichen Vorgaben zu diesem Thema beschäftigt, können aber keine rechtsverbindlichen Auskünfte erteilen, da wir keine Juristen oder Steuerberater sind.

Ganz generell gilt für Freiberufler und Selbstständige folgender Grundsatz:

Im Rahmen einer projektbezogenen freien Mitarbeit darf keine arbeitnehmerähnliche Einbindung des Freelancers im auftraggebenden Unternehmen vorliegen.

Es dürfen also keine Indikatoren für eine abhängige Beschäftigung vorhanden sein.

Das bedeutet, dass ein Freelancer stets als solcher erkennbar bleiben muss und damit von jeglichen Rechten und Pflichten eines festangestellten Arbeitnehmers unberührt bleibt. Hierzu zählt beispielsweise die Zuteilung eines festen Arbeitsplatzes im Büro ebenso wie Vergünstigungen in der örtlichen Kantine – für einen Freelancer dürfen derartige Regelungen nicht existieren. Hintergrund ist die klare und unmissverständliche Abgrenzung von einem arbeitnehmerähnlichen Arbeitsverhältnis, um nicht als scheinselbstständig eingestuft zu werden. Im Umkehrschluss erhält ein Freelancer aber natürlich auch viele Freiheiten, die ein Festangestellter nicht für sich beanspruchen kann.

Bei der Beauftragung eines Freelancers ist grundsätzlich zwischen zwei Vertragsarten zu unterscheiden: Werkvertrag oder (freier) Dienstvertrag.

Vereinfacht ausgedrückt regelt ein Werkvertrag, dass ein zuvor vereinbartes Werk (beispielsweise ein Kunstobjekt oder auch ein Softwareprogramm) vom Freelancer erstellt wird und im Gegenzug vom Auftraggeber zu bezahlen ist. Entscheidend dabei ist, dass der Ersteller die mängelfreie Ablieferung des Werks garantiert und somit den Erfolg des Ergebnisses seiner Arbeit schuldet.

Im Gegensatz dazu wird mit einem freien Dienstvertrag eine Arbeitsleistung des Freelancers vereinbart, die jedoch nicht an ein bestimmtes Ergebnis oder Erfolg gebunden ist. Ein Beispiel hierfür wäre die Übernahme eines Mandats durch einen Rechtsanwalt. Der Anwalt verpflichtet sich, seine Dienstleistung (die Verteidigung seines Mandanten) zu erbringen, garantiert jedoch kein festgelegtes Ergebnis wie den Gewinn des Prozesses. Ein Arbeitsvertrag stellt im Übrigen eine Spezialform des Dienstvertrags dar und beinhaltet zusätzliche Regelungen wie die Weisungsgebundenheit (mehr dazu in Abschnitt 2).

Da im Digital-Business überwiegend freie Dienstverträge abgeschlossen werden, legen wir den nachfolgenden Tipps diese Vertragsart zu Grunde.

In einem Freelancer-Vertrag sollten also die folgenden Aspekte berücksichtigt werden:

 

1. Tätigkeit

Die Aufgaben bzw. die Ziele deines Projekts sollten unbedingt konkret im Vertrag definiert werden, auch wenn du keinen Werkvertrag abschließt. Damit dokumentierst du dein unternehmerisches Risiko zur Erfüllung der Aufgaben und schaffst gleichzeitig eine klare Basis für die im Projekt zu erwartenden Liefergegenstände. Eine solche Aufgabe kann beispielweise die Erstellung eines Konzepts zur Nutzung von Instagram für die Unternehmenskommunikation sein. Dies kann dann durchaus noch in 2 oder 3 Unteraufgaben aufgefächert werden. Wichtig ist, dass zwar das Ziel beschrieben wird, aber der eigenständige Lösungsweg von dir gestaltet werden kann. Unbedingt vermeiden solltest du zu allgemeine Beschreibungen wie “… wird als Online Marketing Berater beschäftigt” oder “Steuerung von Agenturen” als Aufgabe, da diese an Formulierungen aus einer Stellenausschreibung erinnern.

Tipp:

Als Freelancer darfst du für die Durchführung eines Auftrags auch selbst sogenannte Subunternehmer beschäftigen. Sollte ein Projekt also beispielsweise vom Umfang her zu groß sein, um es allein in der zur Verfügung stehenden Zeit umzusetzen, kannst du die Option zur Beauftragung eines Subunternehmers vereinbaren.

Do´s

Aufgaben und Tätigkeiten klar benennen, aber genügend Spielraum für den eigenständigen Lösungsweg lassen

Don´ts

Allgemeine Formulierungen verwenden, die wie in einer Stellenausschreibung klingen

 

2. Projektzeitraum und -umfang

Als Freelancer arbeitest du grundsätzlich einen begrenzten Zeitraum lang für einen Auftraggeber – bis die Projektaufgabe erledigt ist. Dieser Aufgaben- und Zeitrahmen sollte von Anfang an vertraglich abgesteckt werden. Wenn sich im Laufe der Zusammenarbeit der Wunsch nach Ausweitung der Projektaufgabe und damit auch des Projektzeitraums ergibt, kannst du natürlich später eine entsprechende Neubeauftragung vereinbaren.

Neben dem Projektzeitraum muss auch der zeitliche Beauftragungsumfang klar definiert werden. Hier ist es üblich in (Personen)Tagen oder, bei kleineren Projekten, in Stunden zu rechnen. So kannst Du beispielsweise für einen Projektzeitraum von Juni bis August 35 Personentage á 8 h vereinbaren.

Wichtig:

Als Freelancer steht es Dir grundsätzlich frei, wann, und vor allem von wo aus du die vereinbarte Arbeitsleistung erbringst. Du hast also das Recht, dir deine Arbeitszeit selbst einzuteilen und auch selbst zu entscheiden, ob du im Homeoffice arbeitest oder nicht. Natürlich darf dabei der Erfolg der Zusammenarbeit mit deinem Auftraggeber nicht maßgeblich eingeschränkt werden. Wenn also deine Anwesenheit vor Ort für Bestandsaufnahmen, Projektgespräche oder die Auswertung von sensiblen Daten o.ä. erforderlich ist, sollte diese in beiderseitigem Interesse selbstverständlich sein.

Do´s

Projektzeitraum und zeitlichen Umfang festlegen

Don´ts

Feste Bedingungen zu Arbeitsort und Arbeitszeiten benennen

 

3. Vergütung

Die Vergütung deiner Arbeit ist natürlich ganz wesentlicher Bestandteil des Freelancer-Vertrags. Hierbei ist zu beachten, dass im Vertrag der Tages- oder Stundensatz in aller Regel exklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer angegeben wird. Auf der späteren Rechnung musst du diese (sofern du als Freelancer umsatzsteuerpflichtig bist) dann natürlich entsprechend ausweisen.

Tipp:

Um am Monatsende eine saubere Rechnung ausstellen zu können, solltest du außerdem alle Arbeitszeiten schriftlich dokumentieren oder mit einem Trackingtool erfassen!

Abgesehen vom vereinbarten Honorar auf Stunden- oder Tagesbasis sollte auch eine Regelung zu potenziellen Spesen wie Fahrtkosten und Kosten für Unterkunft im Vertrag aufgenommen werden. Dabei kann man je nach Ausgestaltung der Zusammenarbeit eine Abrechnung nach tatsächlich entstandenem Aufwand oder einen Pauschalbetrag vereinbaren. In vielen Verträgen werden diese Positionen auch mit dem Stunden- oder Tagessatz abgegolten. Dies ist durchaus begrüßenswert, denn es überlässt das Risiko der Kalkulation dieser Kosten dem Freelancer und unterstreicht daher dessen unternehmerisches Risiko im direkten Vergleich zu einem abhängig Beschäftigten.

Ebenfalls im Vertrag regeln kannst du das Zahlungsziel, das du deinem Kunden einräumen möchtest. Enthält dein Vertrag keine abweichende Vereinbarung dazu, gilt automatisch die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Do´s

Vereinbarungen zu Honorar, Spesen und Zahlungsziel aufnehmen

Don´ts

Vergütung inklusive Umsatzsteuer angeben (nicht falsch, aber eher unüblich)

 

4. Geheimhaltung und Haftung

Als Freelancer erhältst du oft zwangsläufig Einblicke in die verschiedenen Geschäftsbereiche deines Auftraggebers. Es ist daher üblich und verständlich, eine entsprechende Verpflichtung zur Geheimhaltung von unternehmensinternen Informationen in den Freelancer-Vertrag aufzunehmen. Eine solche Vereinbarung sollte jedoch auf Gegenseitigkeit beruhen, denn auch du möchtest schließlich nicht, dass sich dein Auftraggeber beispielsweise gegenüber Anderen zu euren individuellen Vertragskonditionen äußert.

Wie schon in unserer Checkliste: Wie du erfolgreich als Freelancer startest erwähnt, haftest du als Freiberufler oder Kleingewerbetreibender grundsätzlich persönlich und ohne Einschränkungen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die eigene Haftung vertraglich auf einen vertretbaren Rahmen einzugrenzen. So kann zum Beispiel eine Vereinbarung getroffen werden, die die Haftung des Freelancers auf eine bestimmte Höchstsumme beschränkt. Auch eine Begrenzung der Haftung auf Fälle von sog. einfacher oder grober Fahrlässigkeit sind als Vertragsbestandteil möglich. In jedem Fall solltest du dich vorab sorgfältig über die Risiken informieren und den Abschluss einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung für Freelancer in Betracht ziehen.

Do´s

Regelungen zu Geheimhaltung und persönlicher Haftung mit daraus folgenden Konsequenzen formulieren und ggf. von einem Anwalt prüfen lassen

Don´ts

Eine zu strake Begrenzung deiner Haftung, beispielsweise nur auf Fälle von grober Fahrlässigkeit, macht unter Umständen einen negativen Eindruck – du willst deinem Auftraggeber schließlich signalisieren, dass du grundsätzlich schon in der Lage bist deine Aufgaben überlegt und gewissenhaft auszuführen.

 

5. Stornierung

Das neue Projekt klingt zunächst spannend und vielversprechend, du bist dir mit dem Auftraggeber einig und alles scheint zu passen. Trotzdem kann es passieren, dass die Zusammenarbeit nach kurzer Zeit doch weniger erfolgreich verläuft als gehofft.

Als Freelancer hast du grundsätzlich keinen Kündigungsschutz, d.h. theoretisch können beide Seiten den Vertrag von einem Tag auf den anderen kündigen (vgl.  § 621 BGB). Um solch ein abruptes Ende der Zusammenarbeit und damit einhergehende negative Konsequenzen und unerwartet plötzliche Verdienstausfälle zu vermeiden, kann vorab eine entsprechende Stornierungsfrist bestimmt werden. Denkbar wäre hier beispielsweise eine Vereinbarung zur Stornierung des Auftrags mit einer Frist von 40 Personenstunden (entspricht in der Regel einer vollen Arbeitswoche). So kann die Zusammenarbeit vorzeitig beendet werden, ohne dass du von einem Tag auf den anderen ohne Einkommen dastehst.

Do´s

Die Vergütung von bereits erbrachten Arbeitsleistungen im Falle einer Stornierung vereinbaren

Don´ts

Stornierungsfristen sollten im Verhältnis zur gesamten Vertragslaufzeit stehen. Bei einem für drei Monate geplanten Projekt mit geplanten 5 Personentagen pro Woche („Vollzeit“) wäre zum Beispiel eine Frist von einem Monat überzogen.

 

Wir hoffen, dir mit diesem Beitrag einen Überblick über die wichtigsten Elemente eines Freelancer-Vertrags gegeben zu haben. Falls du darüber hinaus Fragen zur Zusammenarbeit mit Vermittlern wie bizforward hast, schreibe uns gern eine Mail an freelancer@bizforward.de.

 

 

Bildquelle:

© Depositphotos.com/chertanova (Оксана Пахомова)

Christiane Peetz
Christiane Peetz
Hallo, ich bin Christiane und kümmere mich um das (Content-)Marketing bei bizforward. Auf der Suche nach aktuellen Themen rund um das Arbeiten als Freelancer sammele ich Informationen aus der digitalen Welt und stelle sie hier als Blogbeiträge für euch zusammen.

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